Top 8 greşeli frecvente legate de e-mailuri

100

Din fericire sau din păcate, lumea a evoluat atât de mult încât comunicarea are loc, din ce în ce mai mult, prin intermediul e-mailurilor. Când este vorba despre acestea, există câteva greşeli frecvente pe care ar trebui să le evităm.

Iată lista celor 8 greşeli cel mai des întâlnite la majoritatea persoanelor, atunci când este vorba de corespondenţa prin e-mailuri, potrivit blogului blogs.christianpost.com:

  1. Verificarea contului toata ziua. Aceasta este cea mai frecventă greşeală. Sunt persoane care în mod frecvent îşi verifică inboxul la fiecare 5 minute, pentru ca, în cazul în care au primit un e-mail, să şi răspundă imediat. În cazuri ca acesta, se poate spune că aceştia sunt dependenţi de e-mail şi că acesta îi stăpâneşte. Soluţia ar fi ca aceste persoane să stabilească anumite ore la care să verifice poşta electronică, iar în rest, să o ţină închisă.
  2. Folosirea celor mai bune ore pentru a verifica e-mailul. Verificarea e-mailurilor în momentele cele mai productive ale zilei, fie dimineaţa, fie după-amiaza, ar trebui evitată, iar acel timp ar trebui păstrat pentru cele mai importante şi urgente activităţi ale zilei respective.
  3. Folosirea e-mailului pentru cele mai importante lucruri de comunicat. Atunci când e-mailul este folosit pentru lucrurile importante, cum ar fi, spre exemplu, o problemă urgentă în familie, persoanele sunt forţate să aibă e-mailul deschis şi să îl verifice tot timpul, în speranţa primirii unui răspuns. Cel mai bine ar fi să nu se folosească e-mailul pentru lucrurile importante şi urgente, lucru care ar reduce dependenţa de e-mail.
  4. Folosirea e-mailurilor ca o listă cu lucruri de făcut. Aceasta nu este o metodă tocmai bună pentru a şti care sunt lucrurile de făcut, pentru că, în primul rând, folosirea în acest scop nu este eficientă şi în al doilea rând, pentru că, din nou, creează dependenţă.
  5. Scrierea e-mailurilor când nu este tocmai necesar. Dacă pentru fiecare e-mail pe care o persoană îl scrie, aceasta ar fi nevoită să scrie conţinutul acestuia pe o hârtie, să o pună într-un plic, să cumpere un timbru şi să o ducă la poştă, în mod sigur ar renunţa la trimiterea acelui e-mail. Aceasta denotă faptul că multe dintre e-mailuri nu sunt chiar necesare.
  6. Primirea unei notificări vizuale sau sonore la fiecare e-mail nou. Acestea nu fac altceva decât să atragă atenţia de la lucrul pe care persoana respectivă îl făcea în momentul primirii e-mailului. Dacă persoana în cauză s-a hotărât să nu folosească e-mailul pentru lucrurile urgente şi importante, atunci ar fi mai bine să nu mai primească notificări.
  7. Păstrarea tutoror e-mailurilor în mod neorganizat. Pentru a nu pierde timpul şi a nu deveni dependent de e-mail, soluţia este ca acestea să fie clasificate, în funcţie de importanţă, de urgenţă, de nevoia de a răspunde la ele etc.
  8. Folosirea e-mailului în loc de… . E-mailul este folositor, dar depinde de circumstanţe. De multe ori, poate este mai bine să trimitem un sms, să dăm un telefon sau să facem o vizită. În funcţie de situaţie, se poate aplica un mod de comunicare/interacţionare sau altul.